Nous prenons soin de vos données

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE ET DE GESTION DES DONNEES PERSONNELLES

Version 1.0 29-11-2018

La société Applewood met à disposition de ses clients professionnels et de leurs utilisateurs bénéficiaires, des Services accessibles via différents sites web sécurisés. Les différents Services proposés permettent la gestion et l’automatisation du processus de mise en place des incentives et challenges par les Clients professionnels ainsi que la fourniture de récompenses à leurs bénéficiaires.

Pour délivrer ses produits et services, la société Applewood a besoin de collecter et traiter des données personnelles. La société Applewood attache beaucoup d’importance à l’usage des données personnelles et au respect de la vie privé. Elle s’engage à tout mettre en œuvre pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations.

La Politique de Confidentialité explique la manière dont la société Applewood recueille, stocke et utilise les Données Personnelles qui concernent les Clients et les Utilisateurs des produits et services qu’elle fournis. La Politique de Confidentialité permet au personne concernée d’en savoir plus sur l’origine et l’usage des informations collectées et traitées par la société Applewood à et de l’informer sur ses droits.

En accédant aux Services proposées, l’Utilisateur reconnait avoir lu et accepte les termes de la présente Politique de Confidentialité et de Gestion des Données personnelles collectées et traitées par la société Applewood.

L’Utilisateur sera avisé de toutes modifications importantes apportées à la présente Politique. En cas de modifications, celles-ci ne s’appliqueront qu’aux Clients et aux Utilisateurs des produits et services postérieurement à celles-ci. À tout moment, ils sont libres de ne plus utiliser la Solution et ses Services.

GLOSSAIRE

Pour une parfaite compréhension, la société Applewood met à la disposition des Utilisateurs un Glossaire. Les termes utilisés dans le document ont la signification suivante :

« Solution » désigne un site internet par lequel la société Applewood propose ses produits et services à ses clients professionnels ainsi qu’à leurs bénéficiaires désignés.

« Donnée(s) Personnelle(s) » ou « Données » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Partenaires » : désigne les différents prestataires de services et fournisseurs de biens de la société Applewood pour la réalisation des services et fourniture des produits via la Solution.

« Règlementation sur les Données Personnelles » : désigne ensemble le Règlement Général sur la Protection des Données  n°2016/679 (ci-après RGPD), la loi 79-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, la Loi de la République Numérique n°2016-1321 du 7 octobre 2016 et toute nouvelle loi, décrets pris pour leur application.

« Services » désigne les services et produits fournis par la société Applewood, y compris les services d’assistance associés.

« Site » désigne les site web édités par la société Applewood par lequel l’Utilisateur accède aux Services fournis.

« Utilisateur » : désigne tout internaute (les clients professionnels, leurs représentants personnes physiques et leurs employés bénéficiaires) ayant renseigné des Données Personnelles sur le formulaire de création de compte et inscription à la Solution et ayant, après réception d’un email de confirmation, définitivement validé son compte.

RESPONSABLE DE TRAITEMENT – DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

Le Responsable de traitement est la Société Applewood au capital social de 200.000 €, immatriculée au RCS d’Évreux sous le numéro 390 049 054, dont le siège social est situé 34 Grande rue  27430 Saint-Pierre-du-Vauvray.

Les coordonnées du Délégué à la Protection des Données désigné par Applewood sont les suivantes :

Laurent LANON Email : dpo@applewood.fr Adresse postale : 34 Grande rue  27430 Saint-Pierre-du-Vauvray.

BASE LEGALE DES TRAITEMENTS MIS EN ŒUVRE :

Les données que la société Applewood collecte sont celles qui sont utilisées :

• Pour exécuter un contrat avec l’utilisateur ou à une demande préalablement à la conclusion d’un contrat ;
• Pour fournir aux Utilisateurs les services ;
• Pour respecter les obligations légales mises à sa charge ;
• Pour assurer l’exécution d’une tâche dans l’intérêt public ;
• Pour protéger la sécurité́ de ses systèmes, pour détecter et prévenir la fraude.

En tout état de cause, la société Applewood s’assure de ne pas méconnaitre les intérêts ou droits et libertés fondamentaux des utilisateurs en leur permettant, à tout moment, de s’opposer, à tout ou partie des traitements décrits dans la présente Politique de Confidentialité et Gestion des Données Personnelles.

QUELLES DONNEES PERSONNELLES SONT COLLECTEES ?

Différentes informations sont collectées concernant l’Utilisateur et en provenance de l’Utilisateur.

Les Données qui sont collectées sont les suivantes :

• Les Données déclarées de façon volontaire par le Client lors de la passation de commande (devis signé/contrat signé) ou à l’ouverture de compte en cas d’essai gratuit aux services fournis par Applewood : nom de la structure/du Client, numéro immatriculation, nom et prénom du représentant de la structure/du Client, administrateur désigné par le représentant légal ou personne physique désignée en qualité de bénéficiaire par le Client, téléphone, adresse e-mail.
• Les Données déclarées de façon volontaire par l’Utilisateur lors de la création de son compte via une demande d’accès aux services fournis par Applewood. Par exemple : civilité, nom et prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail, raison sociale …
• Données techniques : adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez (Internet Explorer, Firefox,…), le système d’exploitation que vous utilisez (Microsoft Windows, Linux, Apple Mac OS,…), le nom de domaine de votre fournisseur de services Internet (Orange, SFR,…) ;
• Données comportementales : ces données sont relatives à l’analyse comportementale des actions et des choix que vous effectuez lors de votre navigation sur le site. Ainsi, il s’agit de données, telles que les recherches que vous effectuez sur le site, les données résultant de l’analyse de votre profil, les données issues de votre utilisation de nos sites internet telles que les pages Web spécifiques que vous visitez et la durée de vos visites. MINEURS

La Solution est accessible uniquement aux Utilisateurs personnes physiques majeures. La société Applewood ne collecte et ne collectera pas, en toute connaissance de cause, d’informations sur une personne mineure sans surveillance. Si l’Utilisateur a moins de 18 ans, il n’est pas autorisé à accéder et à utiliser les Services fournis par Applewood.

UTILISATION DES DONNEES PERSONNELLES

Les Données Personnelles collectées et traitées ont pour objet la mise à disposition des Services, leur utilisation, leur amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé.

Les traitements opérés par Applewood sont basés sur la réalisation de la relation contractuelle, l’intérêt légitime d’Applewood ou le recueil du consentement de l’utilisateur le cas échéant.

Les utilisations sont les suivantes :

• Initiation d’une relation contractuelle entre la société Applewood et le Client qui entend bénéficier des produits et services proposés par la Société Applewood.
• Accès et utilisation aux Services fournis par la société Applewood par l’Utilisateur à titre d’essai gratuit ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat.
• Gestion du fonctionnement et optimisation des Services
• Organisation des conditions d’Utilisations des Services
• Vérification et identification des données transmises par l’Utilisateur
• Communication et partage avec d’autres Utilisateurs des Solutions
• Mise en œuvre d’une assistance
• Opérations relatives à la prospection, information, statistiques
• Gestion des impayés et contentieux
• Mises en œuvre des mesures de sécurité, prévention des fraudes informatiques et gestion des incidents de sécurité
• Personnalisation de la communication et sollicitation commerciale à l’attention des Utilisateurs notamment par courrier électronique

DESTINATAIRES

Les données personnelles collectées par la société Applewood peuvent être destinées à ses partenaires, fournisseurs et prestataires sous-traitants exclusivement à des fins de gestion et d’exploitation des services proposés, notamment les sites internet, les Solutions, le service assistance et la maintenance, l’hébergement, la gestion administrative, exécutive et commerciale, et enfin aux organismes publics et autorités policières en cas de demande etc, selon ses instructions et dans le respect de la politique de confidentialité et de gestion des données personnelles. L’intervention de chacun des prestataires extérieurs est strictement limitée à la prestation qu’il exécute pour le compte d’Applewood.

Applewood s’assure que ses sous-traitants présentent les garanties suffisantes pour assurer la mise en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité des Données auxquelles ils ont accès dans l’exercice de leurs missions telles que définies par la réglementation applicable en la matière.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont les suivants :

• les services techniques et administratifs de la société Applewood ;
• les prestataires techniques de la société Applewood, en charge, notamment, de l’hébergement des sites et Solutions éditées par la société Applewood ;
• Les prestataires extérieurs (experts-comptables etc.) et sous-traitants ;
• les autorités publiques si la loi l’exige, pour donner suite aux réclamations présentées à la société Applewood et se conformer aux procédures administratives et judiciaires, ou se conformer à une obligation légale.

Aucune donnée Personnelle collectée et traitée n’est transmise par la société Applewood à un tiers à des fins commerciales. Dans l’hypothèse où la société Applewood serait amenée à le faire, l’utilisateur en sera expressément informé et son consentement requis au préalable.

HEBERGEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

L’ensemble des traitements de vos données personnelles sont réalisés sur le territoire de l’Union européenne (UE). Aucun transfert de données n’est effectué hors UE. La société Applewood assure qu’elle fait ses meilleurs efforts pour mettre en œuvre les précautions utiles et les mesures de sécurité utiles à la préservation de la sécurité des données.

En toutes hypothèses, si la société Applewood était amenée à effectuer un transfert de données hors Union Européenne, elle s’engage à garantir la protection des données personnelles conformément aux règles les plus strictes notamment à travers la signature, au cas par cas, de clauses contractuelles basées sur le modèle de la Commission européenne, ou tout autre mécanisme conforme à la Règlementation en vigueur.

SECURITE

La société Applewood s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin d’assurer la sécurité des données personnelles contre le vol, la perte, la divulgation ou la modification non autorisée en fonction de la sensibilité des données.

Applewood s’engage à prendre en compte la protection de vos données personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés.

Toutefois, Applewood attire l’attention des utilisateurs sur le fait qu’internet n’étant pas un environnement complètement sécurisé. La société Applewood ne saurait être tenue responsable en cas d’interruption de l’accès au Site internet pour des raisons de forces majeures ou indépendantes de sa volonté.

USAGES MALVEILLANTS ET GESTION DES MOTS DE PASSE DU COMPTE UTILISATEUR

L’Utilisateur de la Solution doit gérer le mot de passe de son compte et ne le communiquer à personne.

La société Applewood recommande aux Utilisateurs de prendre les mesures de sécurité suivantes pour accroître la sécurité sur Internet :

• Préserver la confidentialité des mots de passe.
• Lorsque de la création d’un mot de passe, utiliser 8 caractères, de préférence en mélangeant lettres et chiffres. Ne pas utiliser de mots du dictionnaire, son nom, son adresse e-mail, ou d’autres données personnelles pouvant être obtenues facilement. La société Applewood recommande également de changer fréquemment de mot de passe. Pour cela, il convient d’aller dans la rubrique « Mon Compte », puis cliquez sur « mot de passe ».
• Éviter d’utiliser le même mot de passe sur plusieurs comptes Internet.

Le mot de passe ainsi que les liens de connexion à la Solution sont des informations à l’unique attention de l’Utilisateur et sont confidentiels. Les identifiants et mot de passe ne seront jamais demandés par la société Applewood à l’Utilisateur. Ce dernier ne doit en aucun cas communiquer les informations relatives à son compte à un tiers.

Les infrastructures de la société Applewood sont protégés (malware, virus,…). La société Applewood fait ses meilleurs efforts pour offrir aux Utilisateurs un environnement sûr et sécurisé. Toutefois, il appartient à l’Utilisateur de s’assurer de la sécurité de son terminal (pc, appareil mobile, tablette, …) et de son réseau, qui demeurent sous son entière responsabilité.

En cas d’usurpation ou d’activité suspecte de son compte, il est recommandé à l’Utilisateur de contacter sans délai la société Applewood : sécurité@applewood.fr

CONSERVATION DES DONNEES

La société Applewood conserve les données personnelles pendant la durée strictement nécessaire à la fourniture des Services ou à d’autres fins essentielles telles que pour satisfaire aux obligations légales.

En cas de demande de suppression ou d’exercice de droits à solliciter l’effacement de Données, l’Utilisateur est informé que les Données Personnelles peuvent être conservées dans les archives intermédiaires de la société Applewood pour la durée nécessaire à satisfaire aux obligations légales, comptables, financières et fiscales, au règlement de différends, et notamment, afin de prévenir d’éventuels comportements illicites.

COOKIES

Un « cookie » est un témoin de connexion qui désigne un fichier texte susceptible d’être enregistré, sous réserve de vos choix, dans un espace dédié du disque dur du Terminal de l’internaute, à l’occasion de la consultation de la Solution. Un fichier cookie permet à son émetteur d’identifier le Terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d’enregistrement du cookie et doit donc être considéré comme une Donnée Personnelle.

Lors de la consultation de la Solution, des informations en lien avec le terminal utilisé (type, système d’exploitation, fournisseur d’accès, navigateur, adresse IP, préférences de langues, données de géolocalisation notamment) sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers cookies installés sur votre Terminal, sous réserve des choix que vous auriez exprimés concernant les cookies et que vous pouvez modifier à tout moment.

L’enregistrement d’un Cookie dans un Terminal est essentiellement subordonné à la volonté de l’utilisateur du Terminal, que celui-ci peut exprimer et modifier à tout moment et gratuitement à travers les choix proposés par son logiciel de navigation.

La société Applewood attire l’attention de l’Utilisateur sur le fait que le refus de l’enregistrement de cookies ou la suppression de ceux enregistrés peuvent empêcher ou dégrader l’accès à certaines fonctionnalités de la Solution. En pareil cas, la Société Applewood décline toute responsabilité.

GESTION DES DROITS DE L’UTILISATEUR

Dans les conditions définies par la Règlementation sur la protection des données personnelles, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, mise à jour, d’interrogation, de limitation, de portabilité, d’effacement.

Dans les conditions prévues par la réglementation relative à la protection des données l’Utilisateur dispose :

• d’un droit d’opposition au traitement de ses données pour motifs légitimes ;
• d’un droit d’accès et de communication, d’un droit de rectification, de mise à jour, d’effacement et de suppression des données le concernant, sous réserve de motifs légitimes ;
• d’un droit à la portabilité de ses données : Les personnes physiques concernées sont informées qu’elles peuvent solliciter la délivrance d’une copie de leurs données à caractère personnel, contre remboursement des couts de reproductions et d’envois de celles-ci.
• d’un droit à la limitation des traitements opérés relativement à vos données.

La société Applewood peut néanmoins s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

Pour exercer vos droits, il suffit d’adresser un courrier postal à l’adresse suivante en indiquant votre nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, nom de société, en joignant une copie d’un justificatif d’identité en cours de validité :

• Par mail : dpo@applewood.fr
• Par courrier : Applewood à l’attention du DPO 34 Grande rue 27430 Saint-Pierre-du-Vauvray.

Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un (1) mois maximum suivant la date de réception de votre demande.

L’utilisateur dispose d’un droit à déposer une réclamation pour atteinte à la protection de ses données auprès de l’Autorité de contrôle.

Les questions et demandes de renseignements relatives à cette politique doivent être adressées à : dpo@applewood.fr